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浅谈国企档案工作现状及对策
时间:2018-05-25
  国企档案是对国有企业活动的真实记录,它对于促进国企生产经营、推动国企技术进步、提高国企经济效益等有着重要作用,也是国企经营管理决策和维护国企权益的重要凭证。在新形势下,如何加强国企档案工作,使其能更好地服务于国企发展,是笔者认真思考的问题。
      一、国企档案管理工作的主要内容
      国企档案管理工作是国企管理中不可或缺的一部分,做好国有企业档案是国企深化改革后的客观要求,更是夯实国有企业管理的基础,新形势下,做好国企档案管理工作刻不容缓。
  就国企档案管理工作来说,其主要工作内容包括一下几个方面:一是要做好国企内部各种档案资料的接收、整理、鉴定、保管以及后续的保护工作,维护档案的完整性及真实性。二是要制定和完善国企档案管理工作的相关规章制度,并对各个下属子公司的档案管理工作进行指导和培训,确保国企档案管理工作的顺利开展和落实。三是要了解当前国企发展的实际情况,及时了解各项工作的进度及行业文化等,保证各个部门做好档案登记与管理工作。四是要加强档案管理的创新,提高档案管理工作的现代化以及信息化水平,进一步提高国企档案管理的工作效率。
  二、国企档案管理工作的现状
  结合自己的工作经验,笔者对当前部分国企档案管理工作的现状进行了分析,并总结了档案管理工作中存在的各种问题。
  第一,随着国企体制改革,绝大部分国企的档案管理机构,或被降格,或被撤销,或被并入其他部门,形成了上无主管部门监督,下无国企部门问津的局面,导致处于转型期的国企,其档案的归属和流向难以定夺。在实际工作中,体制改革后国企档案流向和归属较为混乱,除个别单位保管较完好之外,部分或无人管理、或不知所归,有的甚至造成档案的丢失、损坏。
  第二、部分国企集团规模大,且内部各成员企业自身情况各不相同,档案管理处于不同的环境,管理标准不一致,组织形式也不尽相同,因而各成员企业的档案管理处于互不相干、自我封闭的状态,档案内部管理体制出现各自为政、无所适从的局面。
  第三、国企信息化建设不断发展,档案信息化却被遗忘在角落,明显滞后于国企发展。有的国企即使把档案信息化纳入了整体信息化建设之中,也大多停留在目录检索的层面上,。
  第四、部分国企对档案管理工作的重视度不够,档案意识薄弱。档案管理规章制度不健全,无章可循、有章不循的问题比较突出,部分国企从领导到各部门的工作人员在思想意识里对国企档案管理工作的观点呈现出“三不”特点:不知道、不重视、不关注。不知道档案管理的作用,不重视档案管理的地位,不关注档案管理工作的发展。领导不重视,部分国企人员不知道,甚至有部分人员即使知道何为档案管理,却不关注档案管理工作的进行。国企成员中的“三不”观点直接影响了国企档案管理工作。
  第五、档案专业人才也较为缺乏。国企档案管理水平的好坏,主要取决于档案管理队伍素质的高低。由于国企以经营效益和盈利为根本目的,在这种观念指导下,个别国企忽视了包括档案管理在内的国企基础工作,在人员配置方面,大多都是聘用兼职人员或退休人员来进行档案管理工作,其直接后果就是导致档案工作人员责任心不强、学习能力不高、专业技能薄弱等。
  三、新时期创新国企档案管理工作的相关措施
      创新国有企业档案管理工作,对于提高企业的管理效率,促进企业的进一步发展意义重大,这也是新形势下国有企业发展过程中的必然选择。同时创新国有企业的档案管理工作也有利于维护国有企业档案的完整性,为企业发展提供宝贵资料。
      (一)适应国企改革需求变化,深化管理变革。
      面对国企改革攻坚实际,国企档案部门要随时注意企业重组、资源整合、组织结构和队伍结构的变化,适时调整档案工作的领导机构,保持健全的专兼职档案管理骨干队伍,坚持“学用结合、注重实效”的原则,使本单位的档案工作始终有人管、有人干,同时做好相关历史档案的接转传承。
  (二)规范国企档案管理制度。
  完善的规章制度是顺利完成各项工作任务的重要基础,各家国企都应当根据当前我国档案管理工作的相关法律法规,结合本单位档案管理的各个环节,制定一套内容较为完善的管理制度,这样一来,国企的档案管理工作就能够有章可循,各个工作环节及流程也会更加的规范。同时建立并贯彻落实责任制,切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程中,严格责任分工,规范过程管控,形成闭环管理。当然国企档案只有纲领性文件还是远远不够,必须对相关档案的归档范围和保管期限进行细化,使档案管理人员有明确的收集方向和标准,有助于提高档案管理质量。
      (三)做好国企档案编研工作,为可持续发展提供支持。
  国企档案编研成果包括企业年报年鉴、企业史志、先进人物传记、科技专题汇编、技术攻关项目资料汇编、科技手册等等。档案编研成果能为国企生产经营活动提供集中、全面、有针对性的技术资料,能为国企文化建设提供生动翔实的素材,对国企生产、经营和管理活动有着重要意义。
      (四)提高档案管理人员的专业素养和服务意识。
      人是各种活动中最活跃的组成部分,人员的素质高低将会对国企发展产生十分重要的影响,因此创新国有企业档案管理工作的主要措施就是提高档案管理人员的专业素养和服务意识。首先,加强档案管理人员的业务培训,同时进行各种实践学习,提高其实践操作能力。在此基础上,进一步加强对国企档案管理人员的信息技术培训,使他们掌握各种信息化管理技术,以便顺利应用各种现代化技术手段提高工作效率。另外,每个国企档案管理人员都要树立终身学习的意识,充分发挥自己的创新思维,探索新型的工作模式;同时要充分认识自己工作的重要性,提高自身的工作责任感与事业心,吃苦耐劳、爱岗敬业,从根本上提高国企档案管理工作的效率。   
  (五)融入网络运行,提高国企服务效率。  
  信息化水平是国企档案管理工作现代化的重要标志之一。国企要树立现代化的档案管理理念,确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识,把档案管理的网络化、信息化纳入国企信息化建设的总体方案,使档案从收集、整理到检索、利用与国企内部各个部门资源共享、网上流转,逐实现全信息计算机检索,满足全方位、多层次、便捷高效的服务需求,这不仅关系档案管理的技术进步,而且事关国企信息化建设的进程和成败。要以信息化建设为重点,解放思想,加大资金投入,以充分发挥计算机技术在档案管理中的积极作用,从而带动整个档案管理信息化工作的全面发展。为了充分发挥档案及资料的指导作用,国有企业应积极构建档案信息网站,形成包括各个下属单位在内的档案系统网络,为国企档案管理人员提供便利。
      综上所述,国企档案是国企发展的历史,更是国企走向未来的动力,国企档案作为国企发展的记录,其中所蕴含的企业精神和经验,更是国企取之不尽用之不竭的财富。在大数据背景下,面对信息化的冲击,无论对国企的发展还是对国企档案管理工作,都将是一次强大的挑战,任何信息资源都可能成为国企发展的保障,所以每一位国企档案管理人员都要树立起高度的责任感和使命感,增加档案管理意识,提高档案管理能力,勇于探索、勇于实践,在国企发展的道路上发挥自身的价值,促进国企档案管理工作进一步健康可持续发展。
   
  参考文献:
  [1]潘秀兰,新时期强化档案管理工作的若干思考[J],神州.2012(10).
  [2]李莉.市场经济条件下企业档案管理的探讨[M]//信息社会档案学理论与实践.北京:中国档案出版社,2006.
  [3]周洪艳.如何创新国企档案管理工作的若干思考[J].兰台世界,2013(3).
 
 
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