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长三角一体化时代来临,浦东档案怎么做?
时间:2018-07-04
  近日,浦东新区档案局馆与西安市档案馆签订民生档案异地利用服务协议,至此,历经五年多的探索发展,浦东新区民生档案异地利用服务的覆盖范围已达长三角、华东、华北、华南、西南、东北、华中、西北等地区13个大中城市的档案馆。
    民生档案异地利用是指就地查询使用对方档案馆内的馆藏档案,目前纳入受理范围的档案门类主要是以婚姻档案、独生子女档案、知青档案为主的民生档案。此项创新服务机制打破了档案利用的属地限制,不仅免去了办事群众的往返奔波之苦,而且还有利于加速人才、资金、信息等经济社会发展要素的跨地区流动,助推浦东与兄弟省区市的共同繁荣。
  经过五年多的发展,浦东新区民生档案异地利用的合作范围不断扩大,技术水平不断提升。得益于浦东起步较早的档案数字化工作和区域档案分级管理系统建设,此项便民举措的受理入口从档案馆本部拓展到各社区事务受理服务中心;2017年起,又搭载“互联网+”政务的快车,在浦东档案APP、上海市民云APP等移动端开通受理入口,推出加密网盘传输技术,实现了“立等可取、现场办结”。
  为了推动浦东新区民生档案异地利用这一创新服务机制进一步深化拓展,更好地发挥社会效益和经济效益,借助“大调研”的契机,浦东新区档案馆电话回访了部分档案异地利用用户,结合日常工作积累,总结出当前民生档案异地利用工作需要加强的几个问题:
  一是当场办结率有待进一步提高。当场办结率与馆藏档案数字化水平、档案工作信息化水平有着直接关联。浦东新区档案馆的馆藏档案数字化覆盖率和信息化技术发展程度比较靠前,但由于异地利用是双向的,受双方档案信息化水平的影响,如遇到对方不具备在线传输条件的情况,便只能通过邮寄等传统方式进行异地查档利用,很大程度上影响了利用效率。
  二是共享档案门类有待进一步拓展。目前开放异地利用的档案门类集中在婚姻档案、知青档案、独生子女档案等几类利用率较高的常用民生档案。在大调研中有服务对象提出拓展异地利用档案门类的建议,说明有一定的潜在需求,这也必将是异地利用未来的发展趋势。
  三是社会公众知晓度有待进一步提升。近年来,档案局通过现场宣传、公共媒体、网站、微信等多种渠道对民生档案异地利用机制进行了宣传,但总体来说知晓度仍然不高。今年以来,区档案局馆加大宣传力度,丰富宣传形式,效果显著,仅2018年上半年跨省利用案例已达2017年利用总量。
  四是跨省异地利用的合作覆盖面有待进一步扩大。当前浦东新区档案馆的异地利用合作单位虽然在全国范围内作了布点,但总量不大,参与面较窄,覆盖速度慢,距离长三角一体化“面上联动、深度融合”的目标还有较大差距。
  今年3月14日,长三角三省一市正式签署了开展民生档案“异地查档、便民服务”工作意向性合作协议,致力于实现长三角民生档案异地共享、异地查询。浦东自2013年与宁波市档案馆在全国率先建立民生档案异地利用服务机制,目前签约的13家合作伙伴中,有四家档案馆(南京、杭州、宁波、合肥)位于长三角。
  接下来,浦东新区档案局馆将按照长三角一体化发展的总体部署,在现有工作基础上,以开放心态进一步深化拓展这一档案惠民实事工程,加强跨地域的馆际合作,充分发挥民生档案异地共享利用服务的优势:
  一是构建服务手段多样化的民生档案资源共享合作模式。立足于信息化发展的实际水平,加强馆际间的技术交流与协助,根据各地档案馆信息化基础条件确定合作方式,选取档案信息化基础较好的兄弟省市档案馆,进行平台数据对接共享的先行尝试,让数据“跑腿”惠及更多群众;兼顾各地档案信息化水平的差异,保留传统服务方式,满足多样化需求。同时进一步研发完善移动终端APP异地查档服务,让“少跑腿”升级为“不跑腿”。
  二是进一步加强馆际合作覆盖面。进一步拓展合作范围,既继续推进全国版图上的大区覆盖和重点城市推进,又发挥上海、浦东在长三角城市圈中的龙头地位优势,在长三角地区浦东籍人口流动较为频繁的中等城市逐步延伸服务网络,逐步形成由点及面、深度融合的发展态势。
  三是持续拓展档案共享利用门类。在婚姻档案、知青档案、独生子女档案等基础上,根据实际利用需求,拓展其他档案门类。
  四是加大宣传力度。拓展宣传渠道,加大宣传力度,丰富宣传形式,提高相关信息获取的便捷度,从而提高此项服务的公众知晓度。
 
 
 
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