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关于浦东新区财政局档案升级达标活动的实践与思考
时间:2018-05-30
  摘要:开展升级达标活动,是提高我局基层单位档案工作科学化、规范化管理水平的重要抓手。为确保档案工作不断不乱,我局制定了基层单位档案工作“三年”达标计划。同时,在各单位重视下,狠抓落实,如期通过考核验收,取得了显著成效,为在新形势下进一步提升我局档案工作整体管理水平,不断深化财政精细化管理夯实了基础,并也为新区各行业主管部门加强基层档案工作建设,提供了可复制、可推广的经验。
  新区财政档案工作,是我局依法履行各项职能管理活动的真实记录和反映,也是深化财政精细化管理工作的重要基础与信息源泉。两区合并后,我局在各级领导重视关心下,在新区档案局指导下,从实际出发,坚持依法治档,抓住机构撤并和管理职能整合契机,以升级达标为抓手,对基层单位实施三年一轮的档案升级达标争创活动(以下称“达标活动”),积极探索基层单位档案管理路径与方法,取得了显著成效,从而进一步提升了我局档案工作科学、规范化的管理水平,为加快新区财政工作改革步伐打下了扎实的基础。
  一、   达标活动回顾
  1、实施概况
  根据达标计划安排,为进一步加强领导,搞好达标活动,我局办公室成立了达标活动领导小组,负责协调、管理和考核工作。自2010年11月起至2013年12月,由我局办公室牵头对财政所、财政监督中心、财务会计管理中心、国库收付中心等5家单位的达标活动开展综合考核。对此,我局办公室认真履行管理职责,档案干部全过程参与指导服务,确保了达标活动有序、规范的进行。
  在各单位重视和努力下,全面贯彻落实达标活动责任制,大家认真从本单位实际出发,学习对照有关考核标准,克服各种困难,细化落实达标方案,做好人力、物力和财力保障工作,努力按照考核时间节点,全面推进达标活动,取得了阶段性的成效。
  2012年4月10日,财政所以98分的优秀成绩通过达标活动考核验收,率先完成了达标任务。随后,财政监督管理中心、财务会计管理中心被确定为2012年度达标考核对象。2013年4月10日,2家单位以96分和95分的优秀成绩通过了达标活动考核验收。
  在此基础上,国库收付中心、财政专项资金评审中心,努力拼搏,迎头赶上。同年12月18日,它们以91分和90分的较好成绩通过了达标考核。至此,我局三年一轮的基层单位达标活动圆满收官,它标志着基层单位档案工作科学化、规范化的管理水平迈上了新台阶,实现了新跨越。
  2、   取得成效
      开展达标活动,既是我局加强基层档案工作的重要抓手,又是深化财政工作精细化管理的迫切需要。鉴于各单位机构变化情况不同,档案工作基础不同和档案人员素质不同,因此在各级领导重视下,我局办公室注意因势利导,充分发挥和调动各单位积极性、主动性和创造性,瞄准达标活动目标,上下凝聚一股绳,在三年内出色地完成了我局档案工作达标任务,取得了显著成效。
  (1)档案法制意识进一步增强
  通过开展达标活动,学习宣传档案政策法规,使我局基层单位领导和广大干部职工的档案法制意识得到了进一步地增强,档案工作氛围有了明显改善。首先是各单位领导对档案工作重视程度有了新的提高,档案工作责任制落实到人,从根本上改变了业务工作与档案工作一手硬和一手软的现象,各项管理措施被融入内部管理工作各个环节。其次,有的同志过去对档案工作存在模糊认识,感到文件材料还是留在自己手里方便;有的以为文件资料全留在电脑里就无档可归了;有的则认为归档工作是重要,但同我无关,是档案人员和办公室的事。如今通过达标活动促使大家对档案工作重要性的认识有了逐步提高和明显转变,对档案工作管理责任与要求等有所了解,档案法制意识日益深入人心。各单位档案工作的正能量不断得到凝聚和释放,从而为深化财政工作精细化管理打下了扎实基础。
  (2)档案管理水平进一步提高
  达标活动不仅是系统工程,更是衡量单位内部管理工作水平高低的一个重要标杆。为了确保达标活动顺利进行,一是各单位投入了必要的财力和物力,着力解决档案库房、箱柜、电脑、打印机等一系列硬件设备设施,保障了档案工作的基本需要,使之符合科学、规范的管理要求。二是进一步拓宽归档文件材料收集范围,扩大档案门类收集,注重把声像档案、实物档案和光盘档案等做好归档,克服了过去归档工作主要依靠收集文书档案的不正常现象;三是纠正归档文件保管期限随意划分行为。过去有不少档案人员未正确理解和掌握操作规范,仅凭自己直觉理解判定,最后导致本系统同类共性文件归档保管期限五花八门的。通过达标活动使他们学会了科学、正确地划定归档文件材料的保管期限;四是档案室日常管理行为更加符合科学、规范的要求。开展达标活动,一方面使各单位档案室管理工作条件得到不同程度地改善和加强,另一方面,档案人员自身业务素质和应知应会的技能有了进一步提高,能正确了解和掌握档案移交入库后的日常安全管理规范要求和各项措施,彻底改变了以前基层档案室管理行为随意化,以及“脏”、“乱”、“差”的现象。
  (3)档案服务能力进一步提升
  三年来,各单位通过开展达标活动,档案工作科学化、规范化管理水平与服务财政工作的能力有了明显提高。
  第一,积极、主动地开发利用本单位档案信息资源,组织档案人员等利用现有档案资料,编写内部组织机构沿革、大事记汇编、档案全宗介绍,业务工作文件汇编及基础资料汇编,同时按一定专题形式把业务工作静态的、分散的数据信息作系统加工整理,使之成为动态和有价值的信息。这样既方便大家利用,又节约了宝贵时间。
  第二,通过对各单位围绕履行管理职能所产生的相关文件,按科学、规范管理要求作进一步地分类鉴定后,加工成电子文件并按不同保管期限进行保管,不仅为本单位依法履行财政工作监管职责合法性奠定了扎实基础,也为确保今后工作顺利开展提供了强大支撑。
  第三,通过达标活动,促进了各单位档案工作管理手段和服务方式的转变,实现了档案工作的电子化管理模式,档案利用效率和服务质量都有了明显提高,做到“准确、及时、安全”,不仅能提供纸质文件档案,而且还可根据需要提供相关的电子档案,甚至可在电脑上直接阅读。
  (4)档案人员素质进一步增强
  开展达标活动,一方面提高了各单位档案工作科学化、规范化的管理水平,另一方面提升了档案人员自身业务素质和管理能力,培养和造就了一支“讲理想、守纪律、能战斗、作奉献”的档案工作队伍。
  首先,在档案人员配备上,各单位重视挑选年纪轻、学历高,工作责任性强、守纪律的党员同志从事档案管理工作。他们胸怀大局,立足本职工作岗位克服困难,加班加点,不计报酬,顽强拼搏,为本单位达标活动考核验收做出了不平凡的业绩。其次,各单位在人手少、内部管理工作任务日益繁重情况下,重视档案人员培养教育,千方百计地创造条件,积极安排档案人员参加业务培训班,让他们“充电”,进一步拓展档案业务知识与管理技能,使之符合在职档案人员必须持证上岗的规范要求。
  此外,财政所在率先完成达标任务后,档案人员自觉发扬大局意识和责任意识,主动为兄弟单位作示范辅导,开展学习交流,毫无保留地把本单位达标活动的经验体会等,原汁原味地提供给大家学习借鉴,为兄弟单位档案升级达标活动减少失误、少走弯路、确保质量,发挥了重要作用,从而形成了达标活动“赶、帮、超”的良好氛围。
  二、主要做法
  1、抓住机遇,迎接挑战
  两区合并,为加快新区财政工作改革和我局档案工作发展带来了机遇和挑战。在机构整合和管理职能归并,以及人员变化较大的情况下,是抓住机遇、迎难而上、认真履行职责,加强对各单位档案工作监督指导,使之承上启下、不断不乱,有序推进,还是固步自封、无所作为、放任自流,甚至是“等、靠、要”?毋庸置疑,这对我局档案工作是一种严峻的考验。
  诚然,两区机构撤并,管理职能整合是新区深化改革发展的重要举措。从新区面上情况看,有的单位档案法制意识的淡薄,管理措施不落实,机构撤并及管理职能整合后对档案工作所带来的负面作用日益显现,并造成有的单位档案无人管理,导致了档案文件资料的散失。对此,新区档案局专门下发了《关于加强机构撤并中档案管理的通知》。为深入贯彻落实文件精神,在我局各级领导重视下,面对新的困难与压力,统一思想认识,局办公室在全面分析局档案工作发展现状的基础上,结合实际提出了加强基层单位档案工作科学化、规范化建设管理的新思路与新举措,即以达标活动为抓手,组织各单位开展三年一轮的档案达标活动,以确保我局基层档案工作不断不乱,上等级、上水平,更好地服务于新区财政工作改革发展。
  2、深入调研,制订方案
  围绕基层档案工作加强科学化、规范化管理的主题,我局办公室深入基层单位,用实事求是的科学态度,认真听取单位领导和档案人员的意见与建议后,对我局基层档案工作总体情况作出了客观和准确地判断:首先,从档案工作软件看,虽然各单位领导对档案工作有一定重视,但档案工作氛围和全员档案法制意识薄弱;档案人员素质与业务能力不强;档案工作基础不牢,管理不规范,措施不到位;其次,从档案工作硬件上看,管理设施和设备配置不齐,有的甚至没有库房。多数单位档案工作管理处在中等水平,难以适应新区财政改革发展的需要,亟待改变现状。
  对此,在领导重视下,我局参照区级档案室有关考核标准及要求制定了基层单位三年一轮的达标活动实施方案与考核标准(讨论稿)。方案明确,自2011年起自2013年的三年内,各基层单位档案工作综合管理水平必须达到局A级标准。同时考核标准共由“档案工作机制建设”、“管理制度建设”、“档案工作业务建设”、“档案基础管理”、“档案利用工作”等5部分组成,分设28条款。考核定为A、B、C三个等次, 90-100分为A级;80-89分为B级;60-79分为C级。考核具体方法是:通过听取专题工作汇报,查看档案工作台帐,实地了解库房管理情况等客观性指标作综合考评。
  凡经考核验收单位,并同时获得A级标准的,其有效期为三年,有效期过后可申请等级复审。如连续3次获得A级的,以后年度考核享受免检待遇。该实施方案与考核标准在征求各单位意见的基础上, 2010年11月22日,我局办公室制发了《新区财政局基层单位档案工作考核标准的通知》(浦财办【2010】12号),并向新区档案局备案。
  3、注重方法,加强指导
  开展基层单位三年一轮的达标活动,其实施主体虽然是各单位,但履行监督与指导职能的是我局办公室。因此,深入基层单位加强沟通协调,主动积极地抓好目标推进落实,圆满完成既定工作目标,这无疑是对我局办公室和档案干部工作管理能力和服务水平的考验。为进一步加强领导,搞好达标活动,我局办公室成立了达标活动领导小组,负责协调、管理和考核工作。
  鉴于基层单位达标活动实施方案时间跨度长、单位多、任务重的特点,为此结合各申报单位的实际情况,每年安排1至2家单位开展达标活动,避免一轰而上,做到长计划、短安排;在工作节奏上,强调有序推进,慢小步、积大步,先易后难,分步实施、不断不乱;在工作节奏上强调有序推进,慢小步、积大步,先以易后难,分步实施、不断不乱;在工作方法上注意以点带面,有针对性在5家直属单位中选择档案工作基础好,管理基本规范,档案人员素质较好的财政所作为首家A级达标示范单位,即通过抓典型和充分发挥典型的示范作用确保达标活动向着既定的工作目标规范、有序的推进。
  与此同时,我局办公室档案干部做到想基层所想,急基层所急,根据局达标实施方案制订了指导预案,及时深入基层单位精心指导,共同研究制订达标活动推进计划表,确定完成工作目标的时间节点和相关责任人等,并在工作进度安排上确定为实施准备阶段、实施检查阶段和考核验收三个阶段。进而在这三个不同阶段中,通过上门指导、电话沟通,以及提供书面材料等方式,定期同有关单位对表,分析情况、查找问题、把好关口,切实做好达标活动指导工作。
  三、存在不足与应对之策
  通过对基层单位实施三年一轮的达标活动,已初步解决了我局机构撤并和管理职能整合后,基层档案工作在建章立制、规范管理、提高服务和队伍建设等方面存在的突出问题。同时,为进一步探索主管部门做好基层单位档案工作监督指导的路径和方法上积累了有益的经验。
  虽然5家基层单位已如期达标,但从总体上看,我局档案工作发展仍不平衡,离上级档案部门工作要求还有不小的差距。主要表现为个别单位工作基础不牢,管理成效有待进一步巩固。尤其是考核验收中需要整改的有关突出问题,还需做好督促整改工作。因此,要坚持不懈地加强依法治档,加强长效管理和加强档案队伍建设,始终是我局当前和今后档案工作所面临的重要课题。
  为此,我们要进一步认清新区改革开放新形势,把握二次创业新机遇,抓住财政工作改革发展面临新时机,以及深化内部精细化管理新契机,不断统一思想认识,不断上下形成合力,牢固树立档案法制意识、科学规范管理意识和服务保障意识,夯实档案工作基础,自觉规范管理行为,创新管理手段,提升档案工作为我局财政改革发展提供保障支撑度。
  1、切实做好档案法制宣传教育,要将其纳入我局法制工作年度计划,加强内部协调,加大工作力度。同时要结合各单位实际,积极探索档案法制教育的新思路、新举措,讲究实效、力求取得好的效果。
  2、进一步转变工作作风,深入基层单位,加强监督指导。要及时发现问题和解决问题,不断探索解决基层单位档案工作的“热点”、“难点”问题,使档案监督指导工作更及时、更深入、更有效。
  3、要进一步落实基层档案工作科学规范的管理要求,着力巩固达标活动成果,重视做好相关后续管理工作。同时要对已达标单位开展档案管理质量巡检活动,指导基层单位做好档案服务利用工作。
  4、加强档案队伍建设。目前在我局档案人员中有年轻非党同志,有的是临聘人员,需要我们在政治上多关心;业务技能上多培训;生活上多关爱;不断增强档案队伍的凝聚力和战斗力,进一步提升服务财政工作的保障能力。(张友贵)
 
 
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